Insbesondere bei der Projektierung und Durchführung von Genehmigungsverfahren für Großveranstaltungen sind Erfahrung und Weitblick gefragt. In allen Phasen der Planung beeinflussen selbst kleinste Entscheidungen das Ergebnis. Garanten des Erfolgs sind eine weit vorausschauende Planung, große Erfahrung mit der Projektierung aufwändiger Events und der Einbindung von Stakeholdern, um Großveranstaltungen zu einem Erfolg auf ganzer Linie werden zu lassen.

Das Team von campo event engineering steht als Generalplaner mit Verantwortung für das Gesamtbudget ebenso zur Verfügung wie als Dienstleister für einzelne Planungsschritte auf Veranstaltungen und Festivals.

Die Planung von Open-Air-Veranstaltungen beginnt mit der Besichtigung, Bewertung und Auswahl geeigneter Flächen. Neben der Bodenbeschaffenheit sind Verkehrsanbindung und Anschlussmöglichkeiten an Wasserversorgung und Abwasserentsorgung wichtige Kriterien für die Eignung einer Fläche. Entscheidend für die Genehmigung von Veranstaltungen sind aber vor allem auch die naturschutz-, artenschutz- und immissionsschutzrechtlichen Rahmenbedingungen eines Standorts.
Die von campo event engineering erstellten Flächengutachten beinhalten die Prüfung dieser Aspekte und zeigen die notwendigen Maßnahmen auf, einen Standort für ein Event oder Festivals neu zu erschließen.

Die Kosten für Anmietung und Handling der Flächen betragen oft 10%⎻15% der gesamten Produktionskosten eines Events. Ein intelligentes Flächenmanagement birgt demnach große Einsparpotentiale für Veranstalter:innen. Geeignete Flächen sind zumeist im Besitz von aktiven Landwirt:innen, Erbengemeinschaften oder der öffentlichen Verwaltung. Das Handling der notwendigen Vertragsbeziehungen erfordert Sachkenntnis und Erfahrung.

Neben der Vermittlung von Pachtvereinbarungen gehören die Durchführung von Informationsveranstaltungen für Eigentümer:innen und Anwohnende zu unserem Leistungsspektrum. Das Team von campo verfügt über jahrelange Erfahrung in der Akquise neuer Flächen und über das nötige Fingerspitzengefühl für erfolgreiche Verhandlungen. campo betreut Pachtverhältnisse von der Übernahme bis zur Rückgabe einer Fläche an den/die Eigentümer:in, sorgt für die Wiederherstellung der Flächen nach Gebrauch und wickelt in Schadensfällen auch die Regulierung ab.

Ämter, Behörden und politische Institutionen wie z.B. Gemeinderäte spielen eine wichtige Rolle in Projektierungs- und Genehmigungsverfahren für Großveranstaltungen und Festivals. Bedenken wichtiger Funktionsträger und unterschiedliche Interessenlagen der Stakeholder sind zusammen zu tragen und müssen in die Planungen einfließen. Die Bereitschaft der Gremien zur Kooperation und die Fähigkeit der Planenden zur Moderation haben für den Genehmigungsprozess weitreichende Konsequenzen. Während politische Institutionen eher Einfluss auf die generelle Befürwortung oder Ablehnung einer Veranstaltung nehmen, wirken sich die Auflagen einzelner Fachbehörden und Ämter direkt auf die Produktionskosten und damit auf den wirtschaftlichen Erfolg aus.
Die Dienstleistungen von campo event engineering beinhalten neben der Organisation und Moderation übergeordneter Versammlungen aller beteiligten Ämter, Behörden und Verbände auch die Verhandlungen mit Fachbehörden und das Management der Entstehung von Genehmigungsbescheiden und Ordnungsverfügungen inklusive der zu beachtenden Auflagen.

Profitieren Sie bei allen Verwaltungsaufgaben für die Eventplanung von vielseitiger Erfahrung und einem dicht gestrickten Netzwerk aus kompetenten Ansprechpartner:innen und Berater:innen.

Für Genehmigungsverfahren und die Veranstaltungsplanung erstellt campo event engineering auf aktuellen amtlichen Katasterdaten basierende Lagepläne der Flächen und der zu installierenden Infrastruktur. Neben den technischen Bauten enthalten diese auch Rettungswege und Koordinatensysteme. Die Pläne dienen als Grundlage für die Projektierungs- und Genehmigungsverfahren, für Brandschutzgutachten, für die technischen Ausschreibungen unter Dienstleistern, für die Veranstaltungsdurchführung und für die Information von Teilnehmenden und Besuchenden.

Als technische Grundlage nutzen wir die CAD-Software Vector Works in der jeweils aktuellen Version und ermöglichen so die reibungslose Zusammenarbeit verschiedenster Dienstleister untereinander.

Zu den Dienstleistungen von campo event engineering gehören die Planung der Abwicklung von veranstaltungsbedingtem Verkehrsaufkommen, des Parkraummanagements und der Wegeführung von Besucherströmen zum Veranstaltungsgelände. Bei der zuständigen Behörde erwirken wir die Genehmigung für die zeitweise oder permanente Installation von Veranstaltungsbeschilderungen und die Einrichtung von Sperr- und Umleitungsstrecken für den Bestandsverkehr.

In der Verkehrsplanung werden der Modal Split und die zeitliche Verteilung des veranstaltungsbedingten Verkehrs zur Kapazität des bestehenden Straßennetzes und zum Bestandsverkehr in Beziehung gesetzt und Alternativen für Wegeführungen, Umleitungen und Beschilderungen entwickelt. Die Planung des Parkraummanagements konzentriert sich auf die Bereitstellung von ausreichend geeigneten Parkflächen.

Bei der Wegeführung der Besuchenden zum Veranstaltungsgelände findet das Konzept der „Last Mile“ Berücksichtigung. Dem unmittelbaren Umfeld einer Veranstaltungsstätte wird hierbei eine dem Veranstaltungsort gleichrangige Bedeutung zugemessen. Bei diesem Konzept beginnt das Veranstaltungsgelände nicht erst an der Einlassschleuse, sondern der Verantwortungsbereich des/der Veranstaltenden erstreckt sich auch auf Bereiche außerhalb des eigentlichen Veranstaltungsgeländes.

Seit mehr als 20 Jahren ist campo event engineering verantwortlich für die Planung der Campingorganisation von großen Open-Air- und Sportveranstaltungen. Bei Deutschlands größtem Open-Air-Festival, Rock am Ring, sind 90.000 Besuchende auf Campingflächen unterzubringen. 20 Jahre lang hat campo diese Veranstaltung betreut.

Die Campingorganisation berücksichtigt den Versorgungsbedarf der Besuchenden, den von dem/der Veranstaltenden vorgegebene “Level of Services” für verschiedene Produktkategorien und die Vorgaben von Brandschutz- und Sicherheitsbehörden. Auch Nachhaltigkeits-, Infrastruktur-, Service- und Personalplanung sind Bestandteile der Campingorganisation von campo event engineering. Hierzu zählen zum Beispiel die Bereitstellung von Supermärkten, Sanitäreinrichtungen, Wasserversorgung, Abwasserentsorgung, Stromversorgung, Beleuchtung, Beschilderung und Sicherheitstechnik wie Kameras und Lautsprecheranlagen.

Nach Festlegung aller Abläufe, der zu besetzenden Positionen und der notwendigen Infrastruktur werden alle benötigten Leistungen eines Gewerks in Pakete zusammengefasst und unter in Frage kommenden Dienstleistern zum Angebot ausgeschrieben.

campo erstellt Ausschreibungsunterlagen, schlägt Teilnehmende vor, wertet die Ergebnisse aus und liefert Vergabevorschläge. Gern führen wir im Kundenauftrag auch die anschließenden Vertragsverhandlungen mit den ausgewählten Dienstleistern. Während der Produktion überwachen wir die Umsetzung der Leistungen und schaffen durch Dokumentation die Basis für die spätere Abrechnung und Bewertung.

Neben der Infrastruktur für Bühne, Ton, Licht, und Videotechnik wird eine Vielzahl an Komponenten für die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen benötigt. Hierzu gehören u.a. Zelte, Container, Bodenabdeckungen, Absperr-, Lenkungs- und Sicherungsmaterial, Heizungs- und Klimatechnik, Markierungs- und Beschilderungstechnik, Stromaggregate und Elektrotechnik, Wasser- und Abwassertechnik, Sanitärsysteme, Reinigungs- und Entsorgungstechnik, Datenleitungen, Telekommunikationstechnik, Überwachungstechnik, Möbel und vieles mehr.
campo sorgt für die Bereitstellung aller benötigten Materiallisten als Vorbereitung für die Lieferantenausschreibung.

Kein Event funktioniert ohne Personal. Mit der Qualität des eingesetzten Personals steht und fällt die Zuverlässigkeit der technisch und organisatorischen Durchführung und die positive Wahrnehmung des Events bei den Teilnehmenden. Zu den Personaleinsatzbereichen zählen u.a. Sicherheits- und Ordnungsdienste, Einweiser, Funktionspersonal für Servicestellen und Supervisoren für Einsatzbereiche.

campo erstellt Posten- und Einsatzpläne als Basis für Lieferantenausschreibungen sowie Ablaufpläne, Positionsbeschreibungen und Schulungsunterlagen für die eingesetzten Servicemitarbeiter. Das Team von campo ist sehr eingespielt und bringt große Erfahrung für die Besetzung von Leitungsfunktionen und Supervisor-Positionen mit.

campo erstellt Nachhaltigkeits- und Awarenesskonzeptionen für Events und Festivals. Dabei vertreten wir einen weit gefassten, ganzheitlichen Nachhaltigkeitsansatz auf Basis der „Triple Bottom Line“ (ökologische, soziale und ökonomische Nachhaltigkeit). Dieser Ansatz schließt auch Inklusion und Teilhabe, Fragen der Geschlechtergerechtigkeit, Geschlechtsidentität und der Selbstbestimmung bei der Durchführung von Veranstaltungen und Festivals ein.
Die Konzeptionen werden erstellt u.a. unter Berücksichtigung der in der DIN 20121 beschriebenen Managementprozesse, von Konzepten wie der Triple Bottom Line, Science Based Targets und den Oxford Net Zero Principles für die ökologische Nachhaltigkeit und in die bestehenden, Sicherheits- und Betriebskonzeptionen der Veranstaltungen integriert.
Begleitend werden Implementierungs- und Monitoringkonzeptionen zur Umsetzung, Datenermittlung und Maßnahmenkontrolle entwickelt und ausgeführt.