Eine solide Planung einer großen Veranstaltung muss zu einer erfolgreichen Umsetzung geführt werden. Sehr oft entstehen in der Praxis Reibungsverluste, Zusatzkosten oder Erfolgsminderungen, weil die Leistungen der Beteiligten vor Ort nicht konsequent aufeinander abgestimmt sind, die Kommunikation untereinander nicht funktioniert oder Entscheidungskompetenzen nicht klar geregelt sind. Events erfordern zu jeder Zeit schnelle, klare und sachlich fundierte Entscheidungen.

campo sorgt für ein integratives Ineinandergreifen der vielen verschiedenen Bereiche und fügt die Einzelleistungen zu einem erfolgreichen großen Ganzen zusammen.

Als Steuerungszentrale für alle Vorgänge auf der Veranstaltung wird ein Lagezentrum eingerichtet, das je nach Anforderungen der Veranstaltung rund um die Uhr mit entscheidungsfähigem Personal besetzt wird. Vom Eintreffen des ersten Lieferanten bis zur Rückübergabe genutzter Flächen und Gebäude nach Ende der Veranstaltung laufen alle notwendigen Informationen im Lagezentrum zusammen und werden geordnet und priorisiert. Hier werden die notwendigen Entscheidungen zur Abarbeitung der Aufgaben gefällt und deren Erledigung überwacht und dokumentiert.

Neben der von campo gestellten Leitung des Lagezentrums sind Vertreter:innen aller relevanten Behörden und Dienstleister präsent. Hierzu zählen z.B. Ordnungsamt, Polizei, Feuerwehr, Rettungskräfte, Sicherheits- und Ordnungsdienst und die Infrastrukturdienstleister.

Das Team von campo verfügt über große Erfahrung mit dem Management und der Ablaufkontrolle von Großveranstaltungen und Festivals.
Einige Teammitglieder sind seit mehr 20 Jahren Teil des Managements und haben in dieser Zeit Erfahrungen im Handling der größten Festivals und Konzerte Deutschland, gesammelt. Aber auch bei den größten non-music Publikumsveranstaltungen wie dem Weltjugendtag 2005 mit über 1 Million Besuchenden konnte das Team von campo bereits sein Können unter Beweis stellen.

Die Generalist:innen für den Gesamtüberblick und die Spezialist:innen und Supervisor:innen für einzelne Service- und Technikbereiche ergänzen sich funktional und haben in vielen gemeinsamen Einsätzen die Zusammenarbeit trainiert.

Die Dokumentation ist ein wichtiges Instrument für die Weiterentwicklung von Veranstaltungen und Events, erhöht die Transparenz von Entscheidungen und schafft die Basis für leistungsgenaue und faire Abrechnung.

campo dokumentiert bereits im Planungsprozess unterschiedliche Entwicklungsstände und schreibt Pläne und Kalkulationen fort. Während der Veranstaltung werden im Lagezentrum die getroffenen Entscheidungen und durch aktuelle Ereignisse notwendige Änderungen in den Abläufen der Veranstaltung dokumentiert.

Dadurch bleiben alle Vorgänge und Entscheidungen auch im Nachhinein nachvollziehbar. Erbrachte Leistungen von Gewerken werden eingemessen. Nach Abschluss des Events werden die Informationen in einer Dokumentation zusammengefasst. Diese Dokumentation kann den beteiligten Dienstleistern und Behörden zur Verfügung gestellt werden und so eine Grundlage für die Auswertung, Abrechnung und Weiterentwicklung der Veranstaltung darstellen.

Auf Großveranstaltungen fließen zum Teil große Mengen Bargeld. In ganz unterschiedlichen Bereichen entstehen Einnahmen. Vom Kartenverkauf an der Tageskasse über Einnahmen aus Catering und Merchandising bis hin zu Nutzungsgebühren für sanitäre Einrichtungen fließt beauftragten Dienstleistern oder direkt direkt dem/der Veranstaltenden Bargeld zu. Barausgaben in vielen Bereichen gehören ebenfalls zu Großveranstaltungen.

campo stellt für den gesamten Geldkreislauf Personal zum Kassieren und für die Abrechnung sowie Material wie z.B. Zählmaschinen für bankfertiges Konfektionieren eingenommener Gelder zur Verfügung. Für die Versorgung der Besuchenden mit Bargeld koordinieren wir den Einsatz von mobilen Geldautomaten und Auszahlstellen.

Wir übernehmen auf Wunsch die Ausstattung von Kassenstellen mit Wechselgeld und die Verteilung und Einholung von Kassen und Abschlägen. Für das Controlling der Barausgaben stellt campo bei Bedarf eine:n Leiter:in Abrechnung/Accounting. Auch der Einsatz moderner bargeldloser Zahlungssysteme auf Veranstaltungen kann von uns koordiniert werden.